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"Espacios de trabajo: claves para mejorar la productividad y la satisfacción laboral"

Publicada el 07 January 2016

En nuestra experiencia trabajando en organizaciones, hemos constatado que la disposición de los espacios de trabajo son un reflejo vivo de la cultura empresarial.

Dónde y cómo se encuentran ubicadas las personas, los niveles de privacidad o apertura de las oficinas, los lugares dedicados a trabajo o al esparcimiento, las áreas comunes, el formato y tamaño de las salas de reuniones…todo ello sirve como diagnóstico de aquellas cosas que se valoran y las que no, así de cómo cuáles son las competencias y actitudes que se fomentan. Es así que en esta línea, nos propusimos profundizar en cuáles son las tendencias en lo que refiere a espacios de trabajo y como pueden fomentarse determinadas actitudes o comportamientos, desde algo tan simple y básico como es la organización del espacio. Consultamos a la Arquitecta Carolina Dovat, directora ejecutiva de Dovat Arquitectos, empresa que desde 2006 se especializa en espacios corporativos:

¿Cuáles son las principales tendencias en la disposición de los espacios de trabajo?

Lo primero tiene que ver con el rol que tiene la oficina en la actualidad, ya que con las posibilidades que nos da la tecnología, hoy realmente no es necesario ir a una oficina para poder trabajar. Se trabaja en la casa, en el aeropuerto, en un hotel y hasta en una cafetería o una plaza. Entonces, el concepto de la oficina ha cambiado rotundamente, ya que allí se busca generar un espacio de intercambio y socialización, creatividad, aprendizaje y productividad que solo se entiende en estos nuevos términos.
Una oficina acorde a nuestra época es aquella que equilibra los distintos tipos de trabajo, tales como:

1. Trabajo de concentración. es el trabajo que se hace en solitario, en silencio o con poca distracción y donde se producen gran parte de las cosas productivas para la organización, consiste en el espacio tradicionalmente asociado con el trabajo, aquel que se hace en silencio sobre un escritorio.

2. Trabajo colaborativo: es el trabajo en equipo, donde se logran los intercambios de ideas, los espacios de creatividad e innovación generados por los grupos interdisciplinarios, etc. Se sabe que este modo de trabajo es el que lleva a la organización al siguiente nivel

3. Capacitación: en toda organización hay novedades que implementar, herramientas que aprender y habilidades que adquirir. La capacitación se hace a distintos niveles, desde las clases magistrales hasta el intercambio que se da entre dos colaboradores, uno nuevo y uno de mucha experiencia en la misma organización. Se necesita promover esa capacitación y ese intercambio a todo nivel y generar espacios acordes para ello.

4. Acciones de Socialización: se dan en el espacio distendido donde se genera la camaradería entre los integrantes de una organización y dentro de ese espacio de distensión surgen afinidades, reforzamiento de vínculos entre los distintos miembros del equipo esenciales para una organización.

Entonces, la tendencia está en que existan espacios estratégicamente distribuidos y equilibrados para cada organización de forma tal que le permitan a cada integrante elegir y trabajar en una variedad de espacios para lograr sus objetivos. A su vez, estos espacios han cambiado la forma de la oficina tradicional en varios aspectos, tanto en la paleta de colores, como en los materiales utilizados: ya no se usan los tonos grises y negros de antaño sino que se busca una paleta de colores vivos y una estética mas parecida a la del ambiente doméstico, recreando así espacios cálidos y amigables.

La tendencia es un aprovechamiento más eficiente del espacio, promoviendo su utilización por la mayor parte de la organización generando así beneficios tanto para la salud mental como física.

¿Qué beneficios tiene para la organización este tipo de disposición?

En todas los espacios de trabajo existe la convivencia de distintas generaciones y cada una de ellas requiere de espacios diferentes para hacer tareas similares. Los más jóvenes o millenials trabajan con varios estímulos a la vez y requieren de mayor movilidad dentro del espacio, además de que tienen otros motivadores muy diferentes a por ejemplo los de las generaciones mayores como los baby boomers. Y lo cierto es que la organización necesita que estos extremos se junten de forma productiva para poder trasladar conocimiento de un lado a otro y poder unirlos en un objetivo común. Los espacios de trabajo que permiten la flexibilidad en la manera de trabajar, favorecen que todas las personas encuentren lo mejor para si mismos. A su vez, como se busca generar espacios de colaboración espontánea por varias partes de la oficina, es mas probable que exista el intercambio natural de conocimiento y experiencia necesaria para que se de la innovación tan buscada por toda organización actual.
Otro beneficio tiene que ver con la salud ocupacional. Una oficina bien iluminada, con la temperatura ideal y buena disposición física tiene una repercusión directa en el rendimiento de los empleados. Y además el promover que los empleados circulen por los distintos espacios fomenta su oxigenación y que cada tarea se haga con mayor concentración y lucidez. En particular los jóvenes (millenials) tienen muy claro que necesitan que el lugar de trabajo los inspire y los motive: se trata de un plus que genera involucramiento más allá de la remuneración y los tradicionales estímulos de premios; el liderazgo, valores y demás elementos motivacionales. Para las personas hoy es muy importante contar con un ambiente de trabajo en el cual se sientan cómodos y valorados.

¿Cuál es la mejora manera desde el punto de vista de los espacios de trabajo para fomentar el trabajo en equipo?

Hay varias claves sobre como estos espacios fomentan el trabajo en equipo y tienen que ver con la interrelación de algunos aspectos sociales, tecnológicos y del espacio físico. En una organización que trabaja en un espacio con tipos de trabajo equilibrados, habrá una mayor cantidad y variedad de opciones de espacios de colaboración abiertos en medio del espacio de trabajo: mesas altas, puntos donde tomar un cafe e intercambiar ideas, espacios tipo living para una conversación distendida y espontánea; o también opciones de espacios cerrados: salas tradicionales de reuniones pero con alto contenido de tecnología que permitan las reuniones a distancia con otros equipos de trabajo (otras sucursales u oficinas de otros países), salas cerradas de pocas personas para conversaciones privadas, salas de una persona donde poder tener una conversación telefónica sin distorsionar a la gente que trabaja en el espacio abierto, y tantas otras opciones como sean necesarias para cada organización. Estas opciones generan una facilidad tal para el encuentro interpersonal que favorecen la reducción de mails innecesarios e impersonales y la elección natural de este tipo de encuentros por sobre el trabajo individual.

¿Qué elementos son necesarios tomar en cuenta a la hora de disponer los lugares de trabajo?

No hay un layout de oficina que calce perfectamente a todos, de hecho, hay que hacer un estudio minucioso de las características del grupo que conforma la organización, edades, tipos de tareas que desarrollan, industria en la que se mueven, etc. para recién luego hacer un planteo espacial. Se debe tener especial cuidado en los aspectos acústicos ya que los espacios de colaboración suelen ser ruidosos y perjudican el trabajo de concentración en áreas abiertas. Incluso existen ya muchas empresas que han eliminado los puestos de trabajo fijos, por lo que los empleados se mueven con sus computadoras portátiles y pueden ocupar cualquier lugar libre que encuentren y variar su ubicación según las necesidades del momento y del tipo de tarea. Así se aprovechan también mejor los metros cuadrados tan valiosos que tiene una oficina y que idealmente se quiere se ocupen todos en todo momento.

¿En qué medida repercute en la productividad?

El secreto está en cómo estas nuevas formas de entender los espacios de trabajo fomentan por sobre todo la motivación de los empleados. Y la motivación genera naturalmente la productividad. La productividad es el subproducto de un espacio saludable, con empleados que se sienten inspirados y valorados por la organización.

¿En qué medida repercute en la satisfacción laboral?

En gran medida esto impacta en la satisfacción laboral ya que el salario hoy no es el determinante para la elección de trabajo. Para atraer el mejor talento hay que dar a los empleados el espacio para su desarrollo adecuado. Y un empleado satisfecho tiene mayores chances de mantenerse sano, tiene menos faltas y menor rotación de empleo. Y esto redunda en el ambiente general de trabajo ya que se vuelve en cierta forma “contagioso”.



Carolina Dovat es Directora Ejecutiva de Dovat Arquitectos, empresa que desde 2006 se especializa en espacios corporativos, tanto en el diseño de edificios de oficinas como interiores, espacios de venta y áreas logísticas. En los últimos años han trabajado en asociación con Gensler internacional, el estudio Miguens Lacroze Prati y Buenos Aires Planning de Argentina entre otros para la ejecución de grandes proyectos corporativos.

Hasta la próxima.

Lic. Ana Inés Ruiz

aruiz@entrust.com.uy